Center for Ejendomme og Intern service

Beretning

Præsentation af centeret

Center for Ejendomme og Intern Service er et tværgående center, der varetager opgaver indenfor ejendomsadministration, drift og vedligeholdelse, teknisk service og Facillities Management af kommunens ejendomme. Centeret yder rådgivning og varetager opgaver vedrørende energistyring samt projektering ved kommunalt nybyggeri og ombygninger. Desuden varetages opgaven vedrørende forsikring og risikostyring af kommunens ejendomme samt forsikring af auto, løsøre og entrepriseforsikringer.

Centeret koordinerer herudover en række opgaver vedrørende udlejning af kommunale ejendomme, forpagtningsaftaler, køb og salg af fast ejendom samt forebyggende indsats på brand-, rednings- og miljøområdet. Tilsyn med den udliciterede rengøring og rådhusbetjentfunktionen hører ligeledes til opgaverne i centeret.

Centeret refererer til Økonomiudvalget og Planudvalget. 

Ejendomsstrategi

Centralt for centerets arbejde har været udmøntningen af Ejendomsstrategien 2014-17. For hver af ejendomsstrategiens fire indsatsområder er der udarbejdet handleplan. Det første indsatsområde er ”Grunddata, anvendelse af data som udgangspunkt for styring”. Der har i 2015 været arbejdet med et udkast til en ny ejendomsrelateret digitaliseringsstrategi.

Det andet indsatsområde "Arealforbrug - de kloge m2" hænger i høj grad sammen med indsatsområde 1 om grunddata og sammenkobling af ejendomsdata og arealdisponering. Der arbejdes mod at skabe god styring af ejendomsporteføljen, herunder bedst mulig arealanvendelse samt en skarp prioritering af de løbende vedligeholdelsesopgaver. 

Det tredje indsatsområde ”Vedligeholdelse” har resulteret i, at der afholdes faste bygningssyn for klimaskærm, installationer i bygningerne og kloaker samt egentlige tilstandsvurderinger på kritiske bygningsdele. Dette har skabt et bedre vurderingsgrundlag for prioritering af vedligeholdelsesopgaverne.

Der har i 2015 været ekstra fokus på at skabe et godt samarbejde med centrene omkring de større vedligeholdelsesopgaver og sikre klar kommunikation med brugere og kolleger internt i løbet af processen. Der afholdes blandt andet løbende koordineringsmøder med centrene.

På trods af en skarp prioritering af ressourcerne, er der stadig et markant efterslæb på bygningerne. Der er politisk vedtaget et mål om at løfte budgettet fra 86 kr. pr. m2 til 150 kr. pr. m2, men dette har ikke været muligt grundet kommunens generelle budgetudfordringer. Der vil derfor fortsat være øget risiko for vandskader, skimmelvækst og andre akutte skader på kommunens bygninger grundet manglende løbende vedligeholdelse af bygningerne.

Indsatsområde 4 – ”Bæredygtighed og (energi) effektiv drift”. Der er i 2015 fortsat arbejdet målrettet mod at skabe bæredygtighed og energieffektiv drift. Egedal Kommune er fortsat klimakommune i perioden 2015-20. I de følgende afsnit beskrives en række af de energibesparende tiltag og indsatser, der er medvirkende årsag til dette.

Energi

Der blev i løbet af 2015 udmøntet en række energieffektiviseringer på omkring 2 mio. kr. Reduktionen af energibudgetterne er også indarbejdet i 2016 og frem.

I forbindelse med ”Parat til fremtiden” afdækkes potentielle projekter med udskiftning af tekniske installationer som et energisparende tiltag. Der er udarbejdet en business case og et forprojekt. 

Efter at have identificeret et muligt effektiviseringspotentiale på op mod 5 mio. kr. pr. år i energiforbrug på kommunens tekniske anlæg, har CEI i gangsat et omfattende screeningsprojekt. Projektet vil identificere, kvalitetssikre og konkretisere effektiviseringsprojekter på alle kommunens ejendomme. Samtidig med reduktion af energiforbruget forventes projektet at skabe forbedringer på indeklima, og det vil samtidig afhjælpe noget af det store vedligeholdelsesefterslæb som de tekniske anlæg udgør på nuværende tidspunkt.

Projektet er igangsat under programmet ”Parat til Fremtiden”, der søger at skabe økonomisk råderum i fremtiden. Det vil dog også betyde et løft for Egedal Kommunes arbejde med ”Ejendomsstrategien” hvor netop reduktion af energi, og nedbringelse af efterslæbet på bygningsvedligeholdelse har stort fokus.

Indeklima, sundhed og energibesparende tiltag

Der blev i 2015 arbejdet mod at fremme et bedre indeklima samt gennemført en række energibesparende tiltag. Eksempelvis er alle kommunens bygninger blevet pcb-screenet. Der var ganske få fund af pcb, der ligger over Sundhedsstyrelsens grænseværdi for pcb. Der er gennemført undersøgelser, kontrol og ombygninger af en række varmtvandsinstallationer for at forebygge udbrud af legionella.

Jørlunde Skole er renoveret i 2015 og der blev desuden installeret et pillefyr på Jørlunde Skole.

Hampelandsskolen blev efterisoleret med 300 mm isolering på omkring 2000 m2 loftareal. Isoleringen giver et godt indeklima og bevirker driftsbesparelser. Der mangler at efterisolere omkring 6000 m2. Der er på Boesagerskolens gangarealer installeret LED-belysning, der både er bedre og billigere i drift. Desuden er der etableret jordvarme i Stenløse klubhus.

Ejendomsvedligeholdelse

Ganløse Friluftsbad gennemgik i 2015 en større renovering og modernisering. Adgangen til bassinet blev fornyet med en muret trappe og udendørs bruser, hvor handicappede har fået let og sikker adgang til vandet. Vandoverfladen er kommet i niveau med den nye belægning omkring badet. Der blev etableret ny bund, og et større areal er gjort plant efter ønske fra vandgymnasterne. Lovkravet om rensning af vandet er nu opfyldt med opdateret vandrensningssystem, tank og nye overløbsrender i siderne af bassinet. Bassinvandet opvarmes via et nyt solvarmeanlæg bestående af 120 m2 solfangere med direkte cirkulation og opvarmning af bassinvandet. Vandvolumen er justeret til at håndtere op til 100 badegæster i timen.

De fire spejderhytter i Udlejre samt Maglevad Spejdergård er blevet malet udvendigt.

Stenløse Kulturhus blev i årets løb renoveret og åbnede i 2015 et selvbetjeningsbibliotek, kommunearkiv, lokalhistorisk arkiv og masser af lokaler for borgere og foreninger. Kulturhuset dannede i 2015 rammen for en Innovationsfestival, som Egedal Kommune var vært for.

TSM-området

Egedal Kommunes Tekniske Service Medarbejdere (TSM’ere) har i 2015 arbejdet med at sikre drift, forebyggende og afhjælpende vedligehold på kommunens ejendomme, særligt i forhold til sikkerhed, tilgængelighed og funktionalitet.

TSM korpset har både stået for afspærring og sikring ved det nye rådhus, rettet mindre belægningsskader på skoler og institutioner og sørget for at lovpligtige eftersyn og driftsforskrifter overholdes i forbindelse med brugen af bygningerne, de tekniske anlæg og installationer samt ved driftsarbejde.

Fokus har været på dialog og brugerorienteret opgaveløsning. Med til at sikre tilgængelighed for kommunens borgere, var eksempelvis etablering af en lettere adgang for gangbesværede ved HEP-huset.

Desuden blev der bl.a. ydet en stor indsats i forbindelse med lærerforberedelseslokaler, hvor der bl.a. på Stengårdsskolen blev etableret et lærerforberedelseslokale samt et nyt lokale til indvandrerklasserne. 

Herudover har TSM’erne arbejdet meget med at justere, optimere og delvist udskifte kommunens tekniske anlæg. Kommunen har mange km. rørinstallationer som gennemgående er i akut fare for gennemtæringer med vandskader og driftsforstyrrelser til følge. Her har TSM’erne ved brug af visuelle inspektioner og termiske kameraer kunnet forebygge skader og løse opståede skader hurtigere end nogensinde før.

I forbindelse med indførelse af Central Tilstands Styring (CTS) på ere anlæg er det blevet muligt at sikre bedre indeklima og styring af varmen på mange skoler og institutioner, ligesom der også i 2015 var en massiv indsats med indførelse af elektronisk adgangskontrol (kortlæsning) på en række bygninger for at sikre brugerne af bygningerne nem og let adgang, i øvrigt på udvalgte forskellige tider af døgnet.

Rengøringen var i 2015 også i fokus hvor der blev gennemført flere udbud på området for at sikre kommunen den optimale rengøring til den bedst mulige pris.

Borgerinddragelse og flygtningeboliger

Der har i 2015 været arbejdet intensivt med at forberede og etablere midlertidige og varige flygtningeboliger i samarbejde med CBS. Der blev holdt en række borgermøder samt løbende dialog med interessenter i løbet af processen med at forberede og etablere boligerne.

Indkøring af Egedal Rådhus og Sundhedscenter

I november 2015 var det et år siden administrationen og sundhedspersonalet flyttede ind
i det nye rådhus og Sundhedscenter. Der har i 2015 været fokus på at kvalitetssikre de tekniske løsninger og driften af de nye bygninger. Der blev i årets løb samarbejdet med Jobbroen og CPK om at udvikle og producere havemøbler til Rådhuset.

Det nye Rådhus og Sundhedscenter har siden ind flytning og ibrugtagning været driftet og serviceret af primært rådhusbetjentene, støttet af TSM kollegaerne i Drift og Service samt de dygtige teknik- og energifolk i Byg, Teknik og Energi.

Serviceniveauet på rådhuset er blevet højnet, og der er blevet ydet mere teknisk assistance i forbindelse med nye arrangementer i huset hvilket vil fortsætte i de kommende år.

Køb og salg

Indsatsen med køb og salg blev intensiveret i 2015. Der blev udbudt nye storparceller i henholdsvis Stenløse Syd og Egedal By i 2015, og der blev solgt 1 storparcel i hvert af områderne. De sidste parcelhusgrunde i Stenløse Syd blev solgt i 2015.

Smørum Rådhus overgik til den nye ejer i 2015, mens Ølstykke Rådhus først overgår til ny ejer i 2016.

Forsikring og risikostyring

Der blev i 2015 vedtaget en ny forsikrings- og risikostyringspolitik. Den nye politik skal, gennem en række forebyggende incitamenter som eksempelvis indførelse af selvrisiko, nedbringe antallet og omfanget af forsikringsskader.

Der blev den 1. oktober taget et nyt system til registrering af forsikringsskader i brug, og forud for dette blev der i løbet af efteråret 2015 afholdt kurser for brugerne af systemet. Det nye system vil fremadrettet kunne bruges til at skabe et bedre overblik over forsikringsskader både med hensyn til antal, skadestype og omkostninger i forbindelse med forsikringsskader i kommunen.

På forsikringsområdet har der været en omfattende revision i form af gennemgang og registrering af bygninger og løsøre. Den systematiske gennemgang af kommunens aktivliste skal danne grundlag for et senere udbud af forsikringsopgaven. Der blev i 2015 arbejdet målrettet med den forebyggende indsats i forbindelse med sikring af kommunens ejendomme, herunder udskiftning og opdatering til fjernstyrede sikringsanlæg. 

Egedal Brandvæsen

Egedal Brandvæsen brugte 2015 på forberedelse til sammenlægning af 6 kommuners beredskaber. Fra 1. januar 2016 samler Egedal, Furesø, Hillerød, Gribskov, Frederikssund og Halsnæs kommuner deres beredskaber i det nyoprettede § 60 selskab ”Frederiksborg Brand & Redning”.

Arbejdet har været omfattende og administrationen har lagt mange kræfter i det forberedende arbejde, med bl.a. oplæg til fælles risikobaserede dimensionering i samarbejde med repræsentanter fra de øvrige kommuner.

Egedal kommune har besluttet, at det nye selskab fortsat skal varetage opgaverne med brandteknisk byggesagsbehandling, mens flere mindre opgaver, som fx brandhaner forbliver i kommunen.

Arbejdet med at færdiggøre det omfattende myndighedsarbejde omkring brandforhold i Egedal Rådhus og Sundhedscenter er tæt på at være afsluttet, mens behandlingen af nye byggerier i Egedal er begyndt.

Det forebyggende arbejde har fortsat en høj prioritet og i årets løb, blev alle lovpligtige brandsyn gennemført. Der er ikke store udsving ift. udstedelsen af påbud, sammenlignet med de øvrige år.

Det frivillige supplerende beredskab har som de foregående år, lagt mange timer i arbejdet, både med at undervise ungdomsbrandvæsenet i samarbejde med Falck og ikke mindst som uvurderlig støtte ved de ekstremvejrshændelser, der i årets løb ramte vores område.

I det operative beredskab ses en svag stigning i antallet af udrykninger, særligt til alvorlige brande og færdselsuheld. Der var i alt 227 operationelle opgaver (udrykninger) i 2015. 

Budgetafvigelser 

Budgetafvigelser

Centerets driftsregnskab for 2015 viser et forbrug på 102,4 mio. kr. I forhold til det oprindelige budget på 99,6 mio. kr. er der et merforbrug på 2,8 mio. kr. I forhold til det korrigerede budget på 101,9 mio. kr. er der et merforbrug på 0,5 mio. kr. Der er givet tillægsbevillinger på 2,3 mio. kr. 

CEI – Fælles administration 

Forbruget på CEI – Fælles administration udgør 26,1 mio. kr. I forhold til det oprindelige budget på 23,5 mio. kr. er der et merforbrug på 2,6 mio. kr. I forhold til det korrigerede budget på 25,7 mio. kr. er der et merforbrug på 0,4 mio. kr. Der er givet tillægsbevillinger for 2,2 mio. kr. primært til omplacering af medarbejdere samt centralisering af energioptimering. 

 

 

Redningsberedskab og risikostyring

I forhold til det oprindelige nettobudget på 8,5 mio. kr. er der et merforbrug på 1,2 mio. kr. til risikostyring, herunder tyverisikring, adgangskontrol og brandalarmeringsanlæg.

Forsikringsområdet

På forsikringsområdet var der et oprindeligt budget på 9,5 mio. kr. Der blev i løbet af året givet en tillægsbevilling på 0,2 mio. kr. Regnskabsresultatet viser, at der er et mindreforbrug på forsikringer på 2,7 mio. kr.

Intern Service

Det oprindelige nettobudget udgør 58,1 mio. kr. mens det korrigerede budget udgør 57,9 mio. kr. Regnskabsresultatet viser et forbrug på 59,6 mio. kr., hvilket giver et netto merforbrug på 1,5 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget og et netto merforbrug på 1,7 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget.

Der er i året givet tillægsbevilling til udmøntning af energieffektiviseringer for netto 2 mio. kr. i form af reducerede energibudgetter efter finansiering af løn til energicontroller. Derudover er fjernet budgetbeløb (indtægter) på 0,381 kr. vedr. solgte ejendomme. Der er omplaceret en effektiviseringspulje på 0,640 mio. kr. vedr. klassedannelse som fejlagtigt var anbragt på centerets ramme. Der er bevilget 0,829 mio. kr. til drift af Stenløse Kulturhus. Endeligt er tilført 0,6 mio. kr. vedrørende omplacerede medarbejdere.